- Trên thanh công cụ Data chọn Sort hiển thị hộp thoại

- Khi hộp thoại xuất hiện lựa chọn cột Tốt, sau đó chọn lệnh Add level thêm cột Khá và Đạt, tất cả sắp xếp theo thứ tự Smallest to Largest

- Sau đó chọn OK, kết quả thu được như sau:

- Sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột Tốt

- Sắp xếp theo thứ tự giảm dần của cột Sĩ số

- Kết quả bảng dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự trên một cột chính, nếu có nhiều dòng có giá trị khác nhau trên cột chính thì chúng sẽ được sắp xếp theo thứ tự trên cột phụ (khác với cột chính). Ví dụ, trong hoạt động trên, cột Sĩ số được coi là cột chính, cột Tốt là cột phụ. Do đó, cách sắp xếp số lượng học sinh xếp loại tốt của các lớp có cùng sĩ số theo thứ tự tăng dần của cột tốt.

- Thiết lập tính năng sắp xếp và lọc dữ liệu cho bảng

- Nháy chuột vào biểu thức  trong cột Sĩ số và lựa chọn mục Sort Smallest to Largest.

- Kí hiệu chuyển thành 

- Dữ liệu được sắp xếp theo chiều tăng dần của cột sĩ số

Bảng dữ liệu sắp xếp thường được sử dụng để giúp người dùng tìm kiếm, phân tích và hiểu dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng. Dưới đây là một số tình huống cần có một bảng dữ liệu đã sắp xếp và các tiêu chí sắp xếp tương ứng:

- Bảng dữ liệu sản phẩm của một công ty: Sắp xếp theo tên sản phẩm hoặc theo giá để giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm sản phẩm theo yêu cầu của họ.

- Bảng dữ liệu doanh thu của một công ty: Sắp xếp theo tháng hoặc theo năm để giúp quản lý dễ dàng theo dõi sự thay đổi doanh thu theo thời gian.

- Bảng dữ liệu học sinh trong một trường học: Sắp xếp theo điểm số hoặc theo tên học sinh để giúp giáo viên và phụ huynh dễ dàng theo dõi tiến trình học tập của học sinh.

- Bảng dữ liệu khách hàng của một cửa hàng: Sắp xếp theo địa chỉ hoặc theo số điện thoại để giúp nhân viên cửa hàng dễ dàng tìm kiếm thông tin khách hàng.

- Bảng dữ liệu nhân viên của một công ty: Sắp xếp theo tên nhân viên hoặc theo chức vụ để giúp quản lý dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ công việc của nhân viên.

Tham khảo!

Để hiển thị nhóm các bạn có điểm trung bình môn từ 9.0 trở lên cần sử dụng điều kiện is greater than or equal to trong danh sách các điều kiện của tùy chọn Number Filters.

Tham khảo!

Điều kiện Begins With trong tùy chọn Text Filters của Excel được sử dụng để lọc dữ liệu dựa trên các giá trị bắt đầu bằng một chuỗi ký tự cụ thể.

Khi chọn điều kiện Begins With và nhập một chuỗi ký tự vào ô tìm kiếm, Excel sẽ chỉ hiển thị các giá trị trong cột đang được lọc mà bắt đầu bằng chuỗi ký tự đó.

Tham khảo!

Bước 1: Chọn dải lệnh Data.

Bước 2: Nhấp chuột lần nữa tại biểu tượng Filter.

- Để lọc bảng dữ liệu trong Hình 1 để hiển thị chỉ các lớp khối 7 và khối 8, em có thể làm theo các bước sau:

+ Chọn bảng dữ liệu bằng cách nhấp vào một ô bất kỳ trong bảng.

+ Trên thanh menu, chọn "Data" và sau đó chọn "Filter".

+ Trên dòng tiêu đề của cột "Lớp", nhấp vào biểu tượng lọc (hình tam giác) để mở danh sách lọc.

+ Bỏ chọn hết các lớp khác khối 7 và 8 bằng cách nhấp vào ô "Select All" và sau đó bỏ chọn ô của các lớp không phải khối 7 và khối 8.

+ Nhấn nút "OK" để áp dụng bộ lọc.

- Lọc theo điều kiện để hiển thị chỉ các lớp có tỉ lệ số học sinh giỏi của lớp lớn hơn tỉ lệ học sinh giỏi của toàn trường.

+ Tính tỉ lệ số học sinh giỏi của toàn trường bằng cách chia tổng số học sinh giỏi cho tổng số học sinh và nhân với 100 để tính phần trăm, sử dụng hàm sum

+ Chọn bảng dữ liệu bằng cách nhấp vào một ô bất kỳ trong bảng.

+ Trên thanh menu, chọn "Data" và sau đó chọn "Filter".

+ Trên dòng tiêu đề của cột "Tỉ lệ (%)", nhấp vào biểu tượng lọc (hình tam giác) để mở danh sách lọc.

+ Chọn "Number Filters" và sau đó chọn "Greater Than" trong danh sách.

+ Trong hộp thoại "Custom AutoFilter", nhập tỉ lệ số học sinh giỏi của toàn trường vào ô "is greater than" và sau đó nhấn nút "OK".

+ Sau khi bộ lọc được áp dụng, chỉ các lớp có tỉ lệ số học sinh giỏi của lớp lớn hơn tỉ lệ học sinh giỏi của toàn trường sẽ được hiển thị trong bảng dữ liệu.

Các bước thiết lập tính năng và lọc:

Bước 1: Nháy chuột vào một ô tính bất kì trong bảng dữ liệu cần sắp xếp hoặc lọc (ví dụ ô C10 trong Hình 1).

Bước 2: Chọn dải lệnh Data trên bảng chọn chức năng.

Bước 3: Nháy chuột vào biểu tượng Filter trong nhóm lệnh Sort & Filter.

Sau Bước 3, biểu tượng  sẽ xuất hiện tại cạnh bên phải các ô tiêu đề của tất cả các cột trong vùng dữ liệu. Lúc này bảng dữ liệu đã sẵn sàng cho các thao tác sắp xếp và lọc dữ liệu.

Lưu ý: Chỉ lọc các cột Lớp và cột Sĩ số.

Kết quả: Khi nháy chuột vào biểu tượng  sẽ hiển thị:

Phần mềm bảng tính hỗ trợ nhiều phương pháp lọc khác nhau: lọc giá trị hoặc lọc theo điều kiện.

Tham khảo!

Em sẽ lọc dữ liệu theo giá trị qua các bước sau:

- Chọn cột dữ liệu cần lọc

- Chọn tab "Data" trên thanh menu

- Nhấn vào nút "Filter" trong nhóm "Sort & Filter"

- Nhấn vào mũi tên xuống bên cạnh tiêu đề cột để mở hộp thoại "Filter"

- Chọn các giá trị cần lọc bằng cách chọn các ô trong danh sách hoặc nhập các giá trị cần lọc vào ô tìm kiếm

- Nhấn OK để áp dụng bộ lọc