Bài 6. Tạo báo cáo đơn giản SVIP

1. Xây dựng báo cáo đơn giản

a) Các loại báo cáo

Xây dựng báo cáo là khâu quan trọng cuối cùng đáp ứng yêu cầu thông tin của cấp quản lí cơ quan, doanh nghiệp.

Thông tin được kết xuất từ dữ liệu cập nhật mới nhất, người xem báo cáo không sửa đổi được các mục dữ liệu.

Một báo cáo chi tiết hiển thị tất cả các bản ghi đã chọn, được phân nhóm và sắp xếp.

Một báo cáo tóm tắt chỉ trình bày các số liệu tổng hợp nhóm theo một chiều nào đó.

Cần biết sẽ dùng đến những trường dữ liệu nào và nên chuẩn bị sắp xếp, chọn lọc sẵn từ trước bằng một truy vấn.

b) Truy vấn chuẩn bị dữ liệu

c) Tạo nhanh báo cáo đơn giản

Bước 1. Mở truy vấn "q-MượnTrả-Month" (chỉ cần đánh dấu chọn).

Bước 2. Nháy chọn Create\Report sẽ tạo vản báo cáo.

Bước 3. Ghi tên cho báo cáo.

2. Hướng dẫn sử dụng Report Wizard

3. Gộp nhóm, sắp xếp và các tổng con

Gôp nhóm các bản ghi là để tóm tắt dữ liệu nhằm hiển thị tổng con cho mỗi trường dữ liệu số của từng bản ghi (nhóm hàng).

Các bước thực hiện tạo báo cáo:

Bước 1. Mở báo cáo, chọn nhóm lệnh Group&S

Bước 2. Nháy nút lệnh Add a group; nháy vào mũi tên trỏ xuống cạnh select field; tiếp tục nháy chọn Month (Hình 3).

Bước 3. Access gợi ý sắp xếp tăng dan "from smallest to largest". Bỏ qua vì ta đã sắp xếp theo Ngày mượn khi truy vấn.

Bước 4. Nháy mũi tên More để thấy các lựa chọn tóm tắt dữ liệu (nếu chưa thấy). Access đưa ra gợi ý sẵn, thường là đã phù hợp. Tuy nhiên, ta có thể thay đổi nếu không đúng yêu cầu. Ví dụ, nháy mũi tên xuống và chọn Total On: Số thẻ,