Bài 4. Tạo và sử dụng biểu mẫu SVIP

1. Tạo biểu mẫu trong Access

a) Các loại biểu mẫu

Dưới đây là một số loại biểu mẫu thường được dùng:

• Biểu mẫu một bản ghi: hiển thị một bản ghi, tức là một hàng trong bảng CSDL.
• Biểu mẫu nhiều bản ghi: hiển thị nhiều bản ghi cùng một lúc, mỗi bản ghi trên một hàng ngang, các trường là các cột.
• Biểu mẫu tách đôi: một nửa hiển thị các trường, nửa còn lại hiển thị biểu mẫu tờ khai.
• Biểu mẫu có kết buộc (bound): các mục dữ liệu hiển thị trong biểu mẫu kết buộc trực tiếp với các trường trong bảng CSDL và làm thay đổi dữ liệu của trường khi gõ nhập.
• Biểu mẫu không kết buộc (unbound): không kết buộc không dùng để nhập, chỉnh sửa dữ liệu.

b) Tạo biểu mẫu

Sau đây là hướng dẫn tạo biểu mẫu có kết buộc với một bảng bằng nhóm lệnh Forms.

Tạo biểu mẫu một bản ghi

Bước 1. Nháy chuột chọn Create\Form sẽ tạo biểu mẫu một bản ghi gồm tất cả các trường.

Bước 2. Sửa lại tên biểu mẫu (nếu cần) trước khi ghi lưu.

Biểu tượng biểu mẫu kèm tên sẽ xuất hiện trong vùng điều hướng → có thể mở để chỉnh sửa thiết kế hay sử dụng bất kì lúc nào.

Tạo biểu mẫu nhiều bản ghi

Bước 1. Nháy chuột chọn Create\More Forms sẽ thả xuống một danh sách chọn như hình dưới → sau đó nháy chuột.

• Chọn Multiple Items sẽ tạo ra một biểu mẫu nhiều bản ghi.
• Chọn Datasheet cũng tạo ra một biểu mẫu nhiều bản ghi nhưng có dạng như khung nhìn bảng dữ liệu.
• Chọn Split Form sẽ tạo ra biểu mẫu tách đôi.

Bước 2. Tương tự như Bước 2 khi tạo biểu mẫu một bản ghi.

Tạo biểu mẫu một bản ghi bằng Form Wizard

Chọn Create\Form Wizard, thực hiện quy trình 3 bước chính như sau:

Bước 1. Hộp thoại đầu tiên mở ra để chọn các trường dữ liệu sẽ hiển thị trên biểu mẫu. Thao tác tương tự như nhau:

1) Từ danh sách thả xuống Tables/Queries cần chọn tên bảng/truy vấn.

2) Chọn tên trường, nháy dấu “>” để chuyển sang hộp thoại Selected Fields.

3) Có thể nháy vào dấu “>>” để di chuyển tất cả các trường cùng lúc.

4) Nháy Next khi đã chọn xong tất cả các trường dữ liệu muốn có.

Bước 2. Chọn kiểu trình bày biểu mẫu, có 4 kiểu: columnar (mặc định, hay dùng nhất), tabular, datasheet, justified.

Bước 3. Chọn Finish để kết thúc và ghi lưu.

2. Biểu mẫu phân cấp và biểu mẫu đồng bộ hóa

Tạo biểu mẫu phân cấp và biểu mẫu đồng bộ hóa bằng Form Wizard bằng cách sau:

Bước 1. Chọn các trường dữ liệu từ cả hai, bảng mẹ và bảng con, trước khi nháy chọn Next.

Bước 2. Chọn tên bảng nguồn dữ liệu chính → Khung hình sẽ đưa ra câu hỏi để chọn tạo biểu mẫu phân cấp hay biểu mẫu đồng bộ hoá.

1) Form with subform(s): Tạo biểu mẫu đồng bộ hoá.

2) Linked forms: Tạo biểu mẫu phân cấp.

Bước 3. Đánh dấu lựa chọn 1) → đánh dấu chọn theo mong muốn → trở lại với Bước 2 và Bước 3 trong quy trình thao tác làm biểu mẫu bằng Form Wizard.

3. Sử dụng biểu mẫu để nhập hoặc xem dữ liệu

Bước 1. Chọn cột hay ô dữ liệu trong cột đó.

Bước 2. Chọn Home sau đó chọn nhóm Sort & Filter.

Bước 3. Chọn Ascending hoặc Descending.

Bước 4. Chọn Save trong thanh công cụ Quick Access Toolbar.

Lọc các bản ghi dưới khung nhìn bảng dữ liệu và thao tác tương tự như trong Excel.

Bước 1. Nháy chuột vào dấu trỏ xuống cạnh tên cột muốn lọc; xuất hiện danh sách thả xuống các hộp đánh dấu chọn.

Bước 2. Đánh dấu chọn những gì bạn muốn xuất hiện, sau đó chọn OK.