Question

[Trần Mỹ Linh]

kĩ năng sắp xếp thời gian làm việc sao cho hiệu quả

Answer 1

[nguyễn thị thúy]

Làm chủ thời gian trong công việc không phải là điều dễ dàng, ai cũng có thể làm được. Sau đây là một vài bí quyết giúp bạn sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả nhất. Ngăn nắp: Bạn hãy sắp xếp lại đồ đạc trong nhà một cách thuận tiện nhất và luôn để chúng ở một vị trí cố định. Sau khi sử dụng hãy để chúng lại vị trí quy định. Và nơi làm việc cũng vậy, bạn hãy dọn dẹp bàn làm việc của mình, để đồ đạc, tài liệu một cách khoa học nhất. Mỗi cặp tài liệu ghi tên và để vào một ô. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. Thay vì bạn phải lục tung lên đi tìm một tờ giấy tờ nào đó, bạn chỉ cần đọc danh sách tài liệu là biết ngay chúng đang ở đâu. Thời khóa biểu: Một cuốn sổ ghi lịch làm việc trong tuần, trong tháng, hay trong năm. Một quyển lịch bàn cũng khá cần thiết. Bên cạnh đó với chiếc máy tính hay chiếc điện thoại bạn cũng có thể biến nó thành người nhắc việc độc đáo. Đánh dấu những công việc ưu tiên. Những ngày quan trọng, những công việc quan trọng bạn nên bôi đỏ, để lúc nào bạn cũng để ý tới. Có thể ghi chú thêm thông tin trên những sticker nhỏ dán trước mặt nhưng nhớ là các mẩu giấy này ngoài việc khiến cho bàn làm việc trông không đẹp mắt còn có thể bị bay đi mất. Có một người nhắc việc tốt bụng: Bên cạnh quyển lịch, một người bạn, hay thành viên trong gia đình cũng có thể là người nhắc việc cho bạn. Mỗi khi có công việc quan trọng bạn nên nhờ ai đó nhắc bạn, điều này sẽ khiến bạn không bao giờ quên. Lên kế hoạch trước: Bạn hãy bắt đầu một tuần làm việc, một tháng làm việc mới bằng cách lên kế hoạch công việc. Và một ngày cũng thế. Hãy bắt đầu nghĩ đến việc mình làm từ tối hôm trước, sắp xếp việc thật cụ thể. Hãy tách riêng các công việc và xác định rõ việc nào nên làm ngay hôm sau, việc nào nên làm trước trong tuần này, việc nào có thể để lại. Tuy nhiên, các công việc có thể thay đổi hàng ngày do phát sinh thêm việc mới. Ưu tiên trong công việc : Bạn cần xác định công việc nào quan trọng với bạn hơn khi phải lựa chọn. Khi bạn sử dụng quỹ thời gian của công việc này bù vào công việc kia., bạn phải biết tìm cách để công việc đó không bị bỏ ngỏ. Hãy học cách nói “không” với những việc không phải là ưu tiên, hoặc bạn không thể làm do phát sinh. Khi nào mình làm việc hiệu quả nhất. Nếu thấy mình làm việc vào buổi sáng là hiệu quả nhất, vậy hãy đưa những công việc quan trọng vào buổi sáng? Những khoảng thời gian còn lại thì dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn Không coi thường việc nhỏ: Đừng bỏ qua những công việc nhỏ. Nó tuy chiếm một khoảng thời gian nhất định của bạn. Nhưng nó có thể ảnh hưởng đến việc lớn của bạn. Thay vì mất thời gian, bạn có thể gộp chúng lại. Trong lúc đi in tài liệu, bạn có thể tranh thủ gọi điện cho đối tác chẳng hạn. Tính kỷ luật: Bạn cần xác định công việc đó ảnh hưởng đến bạn thế nào. Khi bạn không làm đuợc điều đó thì sẽ có một kết quả không tốt. Hôm nay không làm được việc đó, bạn sẽ phải làm vào hôm sau, và nó sẽ chiếm mất thời gian biểu hôm sau. Điều này bạn cần phải nghiêm khắc với chính bản thân bạn. Đánh giá kết quả làm việc: Sau một ngày, một tuần hay một tháng bạn cần phải xem lại mình đã làm được những gì, những gì cảm thấy thành công, những gì chưa đạt được. Việc này sẽ giúp bạn biết mình sẽ phải làm gì trong ngày, tuần tháng tiếp theo. Tự thưởng cho mình khi đạt kết quả tốt: Một tuần làm việc hiệu quả thì cũng nên tự thưởng cho mình những phút giây thoải mái, hay một món quà mình thích. Hãy động viên mình để làm tốt hơn. Thời gian là vô tận nhưng nó không bao giờ quay trở lại. Mỗi ngày những con số càng lớn lên. Một người thành đạt là người biết sử dụng thời gian của mình hợp lý. Mỗi ngày bạn chỉ có 24 tiếng mà thôi, bạn không thể sử dụng quá hay ít đi khoảng thời gian đó. Điều quan trọng là bạn biết dùng thời gian đó như thế nào. Chúc bạn thành công

******************************************

Bạn thấy rất nhiều người thành công, họ có thể làm rất nhiều thứ và còn có thời gian giải trí nữa? Làm thế nào mà họ làm được như vậy trong khi họ cũng chỉ có 24h.

Công việc dồn dập khiến bạn cảm thấy bị stress và không thể nào sắp xếp công việc để hoàn thành tất cả và đúng hạn được.

Đây chính là lúc bạn nên học “kỹ năng quản lý thời gian” đây là một trong những kỹ năng mềm mà sinh viên nên học, giúp sắp xếp thời gian, công việc phù hợp. Đặc biệt với những sinh viên có lịch học căng thẳng và nhiều áp lực.

Lập kế hoạch công việc.

Một ngày bạn chỉ có 24h thôi, hãy liệt kê ra danh sách các công việc bạn cần làm, bạn buộc phải hoàn thành. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc, công việc nào xong xuôi có thể gạch đi.

Nói “không”.

Sẽ có những lúc bạn cảm thấy “cám dỗ” bởi những thứ xung quanh. Như một lời mời đi chơi với bạn bè, một bộ phim hay mà bạn muốn coi, hay hôm nay là ngày lễ.

Tận dụng thời ran “rảnh”.

Những lúc chờ xe bus hay ngồi trên xe bus bạn có thể tận dụng thời gian đọc một số thứ, suy nghĩ ý tưởng hay đơn giản chỉ là ngủ để bù thời gian ngủ vào những lúc thức khuya.

Học đúng lúc.

Bạn nên học thuộc lòng vào buổi sáng, buổi tối thì nên học những thứ liên quan đến tính toán.

Ôn tập thường xuyên.


Đã có lúc bạn thấy mình nắm kiến thức thật vững. Nhưng bất chợt giáo viên gọi bạn nên những bạn lại “quên béng”. Đó chính là do bạn không thường xuyên ôn tập, ôn tập thường xuyên sẽ giúp bạn “thuộc nằm lòng”. Khi giáo viên bất chợt hỏi hay kiểm tra bạn hoàn toàn có thể trả lời được.

Đừng cố thức khuya.

Nhiều sinh viên có thói quen thức khuya để làm việc. Điều này không tốt bời thời gian càng về khuya bộ não tiếp thu kiến thức càng kém. Hãy ngủ đúng giờ và đủ giấc.

Đừng phí thời gian vào những việc không quan trọng.

Bạn vừa làm phật lòng một người, bạn lo lắng công việc không hoàn thành kịp và bạn “dành” nguyên một buổi tố để lo lắng về điều đó. Thay vì làm như vậy thì hãy bắt tay vào công việc ngay đừng chậm trễ. Bởi thời gian bạn suy nghĩ có thể bạn đã hoàn thành xong công việc rồi đó.

Đặt mục tiêu vừa sức.

Bạn có quyền ước mơ và đặt cho mình những mục tiêu. Nhưng những mục tiêu đó phải “đủ sức” với bạn. Tất nhiên sẽ chẳng có ai cấm bạn nếu bạn muốn giàu như Bill Gate nhưng hay xem xét lại xem bạn có đủ sức làm điều đó hay không. Trước tiên hãy đặt ra những mục tiêu ngắn hạn và hoàn thành nó trước.

“Dù bạn là sinh viên, diễn viên ca sĩ hay tổng thống, mỗi ngày bạn cũng chỉ có 24h. Sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn hoàn thành được mọi thứ”

**********************************************

Bạn có biết cách tổ chức công việc không?

Công việc của bạn rất nặng nề nếu không biết sắp xếp một cách hợp lý. Bàn làm việc của ngổn ngang tài liệu và dụng cụ văn phòng, điện thoại reo liên tục… chắc chắn bạn sẽ rất căng thẳng trước công việc quá nhiều. Hoàn toàn không phải do năng lực chuyên môn yếu kém mà do Bạn chưa biết cách tổ chức công việc hợp lý. Để làm tốt công việc, bạn cần lưu ý các điểm sau đây: Tổ chức tốt công việc: SẮP XẾP HỒ SƠ KHOA HỌC. RÈN LUYỆN TÁC PHONG CÔNG NGHIỆP. CHUẨN BỊ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC XA. SẮP XẾP HỒ SƠ KHOA HỌC Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với bạn. Vì thế, phân loại - sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng . Không phải bất kỳ người nào cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, Bạn nên tiến hành theo trình tự sau: Chọn tủ hồ sơ: Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên: Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm). Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ. Sử dụng những mẫu giấy ghi chú: Dùng mẫu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẫu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo. Phân loại hồ sơ: Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau: Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị… Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4. Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng

*****************************************************

5 lời khuyên sắp xếp trình tự giải quyết công việc.

(CRM Việt Nam) - Một doanh nghiệp luôn có nhiều việc cần làm, cần giải quyết trong một thời gian nhất định, trên thực tế, hiệu quả đạt được phụ thuộc một phần không nhỏ vào khả năng sắp xếp trình tự giải quyết công việc. Bài viết sau đây đưa ra 5 lời khuyên giúp các chủ doanh nghiệp cũng như các nhân viên có cách sắp xếp công việc hiệu quả và thực tế, đạt được hiệu quả cao như mong muốn.

- Thay vì bắt bộ não phải ghi nhớ quá nhiều công việc, hãy liệt kê bằng văn bản các công việc cần thực hiện trong ngày, trong tuần hay tháng để nắm rõ được mục tiêu và các nhiệm vụ cần thực hiện.

- Xác định những nhiệm vụ, công việc cần thực hiện cấp bách và những công việc có thể trì hoãn trong một thời gian cụ thể.

- Phân biệt sự khác nhau giữa “quan trọng” và “khẩn cấp”. Một công việc quan trọng là công việc cần được giải quyết, nhưng “khẩn cấp” đòi hỏi có sự giải quyết ngay lập tức, có hiệu quả nhanh chóng. Phân biệt được sự khác nhau này, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn trong việc sắp xếp thứ tự các công việc cần làm.

- Hãy nhớ rằng chúng ta không thể làm được nhiều công việc một lúc, vì thế hãy thực tế trong khi sắp xếp công việc.

- Trì hoãn tiến hành một công việc hay thực hiện một nhiệm vụ gì đó có thể sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ của một dự án, bởi giữa “nhiệm vụ” và “dự án” luôn có sự phản ứng dây chuyền. Vì vậy hãy cân nhắc kĩ càng trước khi sắp xếp trình tự công việc.

Answer 2

[Trần Mỹ Linh]