Bài 6. Sắp xếp, lọc dữ liệu SVIP

1. Sắp xếp dữ liệu

Kiến thức cần ghi nhớ

Để sắp xếp dữ liệu trong bảng theo dữ liệu trong một cột, trước tiên ta chọn một ô tính trong cột cần sắp xếp dữ liệu, sau đó nháy chuột chọn lệnh hoặc  trong bảng chọn Data để sắp xếp theo thứ tự dữ liệu tăng dần hoặc giảm dần.

Để sắp xếp dữ liệu trong bảng theo dữ liệu trong nhiều cột, trước tiên chọn một ô tính trong vùng dữ liệu cần sắp xếp, sau đó chọn lệnh  trong nhóm lệnh Sort & Filter, khi đó cửa sổ Sort khi đó được mở. Ở cửa sổ Sort, ta thực hiện thêm mức sắp xếp, chọn cột, tiêu chí, cách sắp xếp, sau đó chọn OK.

Để sắp xếp dữ liệu trong bảng ta thực hiện theo các bước trên Hình 1

Hình 1. Các bước sắp xếp dữ liệu

Khi sắp xếp dữ liệu ở nhiều cột, ta cần thực hiện bước lựa chọn trong cửa sổ Sort được mở ra:

• Nháy chuột vào nút  để thêm mức sắp xếp.
• Chọn cột dữ liệu cần sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới.
• Chọn tiêu chí sắp xếp là các giá trị dữ liệu trong các ô tính (Values).
• Chọn sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Largest to Smallest).

Hình 2. Các lựa chọn trong cửa sổ Sort

Ví dụ: Để sắp xếp “Kết quả cuộc thi toán trên mạng” của bảng trong Hình 1; Trước tiên ta sắp xếp cột Số câu đúng giảm dần, sau đó sắp xếp theo số Phút tăng dần, tiếp theo sắp xếp theo số Giây tăng dần bằng cách lựa chọn như ở Hình 2.

2. Lọc dữ liệu

Kiến thức cần ghi nhớ

Để lọc dữ liệu, trước tiên ta chọn một ô tính trong vùng dữ liệu cần lọc rồi chọn thẻ Data, chọn lệnh Filter. Sau đó nháy chuột vào nút trong ô tính chứa tiêu đề cột dữ liệu cần lọc để chọn giá trị cần lọc hoặc chọn, chỉnh sửa điều kiện để lọc dữ liệu ta mong muốn, rồi nháy chọn OK.

Với bảng dữ liệu trong tệp văn bản, nếu có nhu cầu cần thực hiện tính toán, sắp xếp, lọc dữ liệu, ta nên sao chép dữ liệu sang trang tính để xử lí.

MS Excel có tính năng cho phép lọc các hàng có dữ liệu thoả mãn điều kiện nào đó.

Ví dụ: thực hiện các bước ở trên Hình 3 để lọc ra các mặt hàng trong bảng tính có màu “Đỏ”.

Hình 3. Các bước để lọc các mặt hàng có màu “Đỏ”

• Excel cung cấp sẵn một số điều kiện lọc, em có thể chọn, chỉnh sửa để lọc dữ liệu theo ý muốn.
• Nếu muốn lọc dữ liệu theo điều kiện mới, trước tiên ta cần nháy chuột nút Clear trong nhóm lệnh Sort & Filter của dải lệnh Data để xoá bỏ điều kiện lọc dữ liệu đã được thiết lập.
• Khi thực hiện lọc dữ liệu thì phần mềm bảng tính sẽ hiển thị kết quả lọc dữ liệu là các hàng thoả mãn điều kiện lọc, theo thứ tự từ trên xuống dưới. Các hàng không thoả mãn điều kiện được ẩn đi.
• Nháy chuột vào nút lệnh Filter   để bỏ chế độ lọc dữ liệu khi đang ở chế độ lọc dữ liệu.