Question

[Thu Thảo]

Nêu các thao tác để in trang tính hoặc vùng dữ liệu.

Answer 1

[✞ঔৣ۝Ⓞⓡⓔⓚⓘ۝ঔৣ✞]

Việc in trang tính hoặc một vùng dữ liệu cụ thể trong phần mềm bảng tính là thao tác rất thường gặp. Dù bạn dùng Excel hay Google Sheets, các bước cơ bản đều tương tự nhau.

---

I. In toàn bộ trang tính (Active Sheet)

Để in toàn bộ trang tính hiện tại đang làm việc, bạn thực hiện các bước sau:

1. Mở trang tính: Đảm bảo bạn đang ở trang tính (sheet) mà bạn muốn in.
2. Truy cập chức năng In:
3. • Nhấn tổ hợp phím tắt phổ biến: Ctrl + P (đối với Windows) hoặc Command + P (đối với macOS).
   • Hoặc vào menu File (Tệp) trên thanh công cụ, sau đó chọn Print (In).
4. Cài đặt tùy chọn in (Hộp thoại Print Preview):
5. • Một cửa sổ xem trước khi in (Print Preview) sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể xem trước cách trang tính sẽ trông như thế nào trên giấy.
   • Trong phần cài đặt Print What / Print Selection / Print Range (Tùy chọn in / Vùng chọn in / Phạm vi in), hãy chọn "Print Active Sheets" (In trang tính đang hoạt động) hoặc "Current sheet" (Trang tính hiện tại).
   • Tùy chỉnh khác:
   • • Printer: Chọn máy in bạn muốn sử dụng.
     • Copies: Nhập số bản sao muốn in.
     • Orientation: Chọn hướng giấy (Portrait - dọc hoặc Landscape - ngang).
     • Paper Size: Chọn khổ giấy (A4, Letter...).
     • Margins: Điều chỉnh lề trang (Normal, Narrow, Wide hoặc Custom).
     • Scaling / Scale to fit: Tùy chỉnh tỷ lệ để vừa với trang giấy (ví dụ: Fit Sheet on One Page, Fit All Columns on One Page, Fit All Rows on One Page).
6. Xem trước và In:
7. • Sau khi điều chỉnh các tùy chọn, hãy kiểm tra lại bản xem trước.
   • Nếu mọi thứ đều ưng ý, nhấn nút Print (In).

---

II. In một vùng dữ liệu cụ thể (Selection Print)

Có hai cách chính để in một vùng dữ liệu cụ thể:

Cách 1: In vùng chọn trực tiếp (Print Selection)

Đây là cách nhanh nhất để in một phần nhỏ của trang tính.

1. Chọn vùng dữ liệu: Trên trang tính, bạn hãy kéo chuột (bôi đen) để chọn (highlight) vùng dữ liệu mà bạn muốn in.
2. Truy cập chức năng In:
3. • Nhấn tổ hợp phím tắt: Ctrl + P (hoặc Command + P).
   • Hoặc vào menu File (Tệp), sau đó chọn Print (In).
4. Cài đặt tùy chọn in:
5. • Trong cửa sổ xem trước khi in, tìm phần "Print What / Print Selection / Print Range" (Tùy chọn in / Vùng chọn in / Phạm vi in).
   • Chọn "Print Selection" (In vùng chọn) hoặc "Selected cells" (Ô tính đã chọn).
   • Tùy chỉnh khác: Tương tự như khi in toàn bộ trang tính (hướng giấy, khổ giấy, lề, tỷ lệ...).
6. Xem trước và In: Kiểm tra bản xem trước và nhấn Print (In).

Cách 2: Thiết lập vùng in cố định (Set Print Area)

Cách này hữu ích khi bạn thường xuyên cần in cùng một vùng dữ liệu và không muốn phải chọn lại mỗi lần.

1. Chọn vùng dữ liệu: Kéo chuột để chọn vùng dữ liệu bạn muốn thiết lập làm vùng in.
2. Thiết lập vùng in:
3. • Vào tab Page Layout (Bố cục Trang) trên thanh Ribbon (đối với Excel).
   • Trong nhóm Page Setup (Thiết lập Trang), nhấp vào Print Area (Vùng In).
   • Chọn Set Print Area (Đặt Vùng In).
   • Lưu ý: Nếu bạn muốn thêm các vùng in khác không liền kề, giữ Ctrl và chọn các vùng đó, sau đó chọn "Add to Print Area". Mỗi vùng in sẽ được in trên một trang riêng.
4. Thực hiện in:
5. • Sau khi đã thiết lập vùng in, bất cứ khi nào bạn nhấn Ctrl + P hoặc vào File > Print, phần mềm sẽ tự động chỉ in vùng đã được thiết lập này.
   • Bạn vẫn có thể điều chỉnh các tùy chọn in khác (hướng giấy, khổ giấy, v.v.) trong cửa sổ Print Preview.

Để xóa vùng in đã thiết lập:

• Chọn Print Area > Clear Print Area (Xóa Vùng In).

---

Hãy nhớ luôn xem trước bản in (Print Preview) trước khi nhấn nút "In" để tránh lãng phí giấy và mực! Bạn có thường xuyên phải in các vùng dữ liệu cụ thể không?